Çalışma kitabını üç temel bölüme ayırın.
Tek dosyayla takip edilebilen bir iş akışınız varsa Excel başlangıç için kullanılabilir. Dosyayı kimin güncelleyeceğini, kayıtların nasıl adlandırılacağını ve yedeğin nerede tutulacağını baştan belirleyin.
Örnek bir çalışma kitabında “Araçlar”, “Servis ziyaretleri” ve “Parçalar” adlı üç sayfa oluşturabilirsiniz. Bunlar aşağıdaki gibi ayrı tablolar olsun:
| Tablo | Önerilen sütunlar ve kullanım |
|---|---|
| Araçlar | Araç kodu, plaka, şase numarası, marka / model, araç sahibi ve iletişim bilgileri. Her araç için tek kayıt tutun; örneğin araç kodu “AR-001” olsun. |
| Servis ziyaretleri | Ziyaret kodu, araç kodu, kabul tarihi, kilometre, geliş nedeni, yapılan işlemler, durum, işçilik toplamı, parça toplamı ve genel toplam. Her geliş için ayrı satır açın. |
| Parçalar | Ziyaret kodu, parça adı, adet ve biliniyorsa birim fiyat ile satır tutarı. Parçayı ilgili servis ziyaretinin koduyla eşleştirin. |
“AR-001” aracını başka bir ziyaretle ilişkilendirirken yine aynı araç kodunu kullanın. Her ziyaretin kodu farklı olsun. Böylece aracın sabit bilgileriyle ziyaret sırasında değişen kilometre, işlemler ve tutarlar ayrı tutulur.
Aynı araç tekrar geldiğinde yeni ziyaret satırı açın.
Bir araç mayısta bakım, ekimde fren kontrolü için gelmiş olsun. İkinci işlemde ilk bakımın tarihini ve notlarını değiştirmek yerine yeni bir ziyaret kaydı oluşturun.
| Ziyaret kodu | Örnek kayıt |
|---|---|
| SV-001 | Araç: AR-001 · Tarih: 04.05.2026 · Kilometre: 87.500 İşlem: Yağ ve filtre değişimi · Durum: Teslim edildi |
| SV-002 | Araç: AR-001 · Tarih: 12.10.2026 · Kilometre: 95.000 İşlem: Fren kontrolü ve balata değişimi · Durum: İşlemde |
Bu kodlar, tarihler ve işlemler kayıt düzenini göstermek için hazırlanmış temsili örneklerdir.
Geçmişi incelerken servis ziyaretleri tablosunu araç koduna göre filtreleyin. Tarihe göre sıraladığınızda ziyaretleri birlikte görebilirsiniz. Excel tablosunda filtre kullanımı için Microsoft'un filtreleme açıklamasına bakabilirsiniz.
Plaka ve şase yazımında tutarlı olun. Aynı plakayı bir yerde boşluklu, başka yerde boşluksuz yazmak arama sırasında kayıtların gözden kaçmasına neden olabilir. Otomivo'da araç servis geçmişinin nasıl tutulduğunu inceleyin.
Parça listesiyle toplam parça bedelini ayırın.
Parçaları tek tek fiyatlandırabiliyorsanız her satıra adet ve birim fiyat girin. Adet ile birim fiyatın çarpımı satır tutarını, satır tutarlarının toplamı da ziyaretin parça toplamını verir. İşçilik bedelini ayrı tutup genel toplama ekleyin.
Altı veya yedi parçayı tek bedelle aldıysanız bilinmeyen birim fiyatları tahmin ederek doldurmanız gerekmez. Parçalar tablosuna adları ve adetleri yazın; birim fiyat alanlarını boş bırakın. Toplam parça bedelini servis ziyareti tablosuna bir kez kaydedin ve fiyatlandırma biçimini “Toplam parça bedeli” olarak belirtin.
Aynı toplam bedeli her parça satırına yazmayın; bu satırları topladığınızda tutar birden fazla kez sayılır. Birim fiyatlı kayıtlarla toplu fiyatlı kayıtların hesaplama biçimini ayrı değerlendirin. Boş fiyat alanı, parçanın ücretsiz olduğu anlamına gelmesin.
Otomivo'nun birim fiyat ve toplam parça bedeli seçeneklerini inceleyin.
Biçim, formül ve dosya düzenini kontrol edin.
- Metin alanlarını önceden ayarlayın. Telefon, şase ve kayıt kodu gibi hesaplama yapılmayacak alanları veri girmeden önce metin biçimine alın. Excel bazı sayısal kodların başındaki sıfırları kaldırabilir veya uzun sayıları dönüştürebilir. Microsoft'un sıfırları ve uzun sayıları koruma açıklamasını inceleyin. Biçimi sonradan değiştirmek, daha önce kaybolan basamakları geri getirmez.
- Tarih ve tutarları tutarlı girin. Aynı sütunda farklı tarih yazımları veya metin olarak girilmiş ücretler bırakmayın. Sıralama ve toplamları örnek kayıtlarla kontrol edin.
- Formülleri yeni satırlarda kontrol edin. Eklediğiniz parçanın toplam hesabına dahil olduğunu ve aynı tutarın iki kez sayılmadığını doğrulayın.
- Güncel dosyayı belirleyin. Farklı bilgisayarlarda “son”, “son2” gibi ayrı kopyalar kullanıyorsanız hangi dosyanın esas olduğunu netleştirin. Ortak dosya kullanıldığında düzenleme ve erişim kurallarını belirleyin.
- Fotoğrafları ziyaret koduyla eşleştirin. Görselleri ayrı klasörde tutuyorsanız klasör adında ziyaret kodu kullanın. Dosya veya klasör taşındığında fotoğraf bağlantılarının çalıştığını kontrol edin.
- Yedek alıp açılabildiğini kontrol edin. Güncel çalışma dosyasından ayrı bir yedek tutun. Yedekleme aralığını kayıt yoğunluğunuza göre belirleyin; yalnızca bir kopyanın bulunmasına güvenmeyin.
Bu düzeni sürdürebildiğiniz sürece Excel işinizi görebilir. Sorun kayıt sayısından çok, kayıtları bulmak ve güncel tutmak için ne kadar ek işlem gerektiğidir.
Oto servis programına ne zaman geçmeli?
Eski ziyaretleri bulmak için birden fazla dosya açıyorsanız, fotoğrafları elle eşleştirmek zaman alıyorsa veya servis formunu her seferinde yeniden hazırlıyorsanız bir programı denemek faydalı olabilir. Her işletme için geçerli sabit bir araç veya kayıt sayısı yoktur.
- Mevcut dosyanın yedeğini alın. Plaka, şase, tarih ve ziyaret bilgilerini gözden geçirin; yinelenen araçlarla birbirinden farklı ziyaretleri ayırt edin.
- İhtiyaçları listeleyin. Araç geçmişi, toplu parça bedeli, fotoğraflar ve form çıktısı gibi günlük kullandığınız işleri yazın.
- Bir aracı baştan sona deneyin. Araç kabulü oluşturun, işlemleri ekleyin, formu kontrol edin ve aynı araca ikinci ziyaret açın.
- Aktarım koşullarını öğrenin. Excel dosyasının hangi alanlarla ve nasıl aktarılabildiğini sağlayıcıya sorun. Otomatik aktarım bulunduğunu varsaymayın.
Otomivo'da araç ve müşteri bilgileri, her ziyarete ait işlemler, fotoğraflar, işçilikler ve parçalar aynı sistemde takip edilir. Excel dosyası yükleyerek otomatik içe aktarma özelliği şu anda bulunmuyor. Eski Excel kayıtlarınızı saklayıp yeni ziyaretleri Otomivo'da oluşturarak başlayabilirsiniz. Geçişle ilgili sorularınız için iletişim formundan bize ulaşın.