Önce hangi işi düzenlemek istediğinizi belirleyin.
Servis kayıtlarını defterde, kâğıt formlarda veya farklı dosyalarda tutuyorsanız, en çok nerede zorlandığınızı yazın. Önceki onarımı bulmak mı zaman alıyor? Parça bedelleri mi karışıyor? Teslime hazır araçları mı ayırt edemiyorsunuz?
Bağımsız bir oto serviste araç ve müşteri kaydı, bakım geçmişi ve işçilik takibi öne çıkabilir. Kaporta ve boya işletmesinde hasar fotoğrafları, eksper bilgileri ve yazdırılabilir onarım formu da önemli olabilir. Stok yönetimi, muhasebe veya e-fatura gibi ek ihtiyaçlarınız varsa bunları ayrı maddeler olarak listeleyin; her servis programında bulunduğunu varsaymayın.
Oto servis programında kontrol edilecek özellikler.
Özellik adını görmek yeterli değildir. Programı denerken aşağıdaki işlemleri kendiniz yapın ve ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığını değerlendirin.
| Kontrol başlığı | Denemede ne yapmalı? |
|---|---|
| Araç ve müşteri kaydı | Plaka, şase, kilometre ve müşteri bilgilerini girin. Aracı daha sonra plaka veya şase numarasıyla arayın. |
| Önceki servis ziyaretleri | Aynı araç için ikinci kayıt açın. İlk ziyaretteki işlemler ve tutarlar ayrı kayıtta korunuyor mu, kontrol edin. |
| İşçilik ve yedek parçalar | Parça adı, adet ve birim fiyat girin. Birim fiyatını bilmediğiniz toplu parça alımını nasıl kaydedebileceğinize bakın. |
| Araç ve hasar fotoğrafları | Bir fotoğraf yükleyin. Doğru servis kaydında göründüğünü ve telefondan açılabildiğini kontrol edin. |
| Servis formu | Yazdırma önizlemesini açın. Firma bilgileri, araç bilgileri, parça listesi ve toplam bedel okunuyor mu, inceleyin. |
| İşlem durumu | Kabul edilen, işlemdeki ve teslim edilen araçları ayırt edebiliyor musunuz? Durumu değiştirip listeye bakın. |
| Mobil kullanım | Telefondan giriş yapın, bir kayıt bulun ve güncelleyin. Yazılar, düğmeler ve giriş alanları rahat kullanılıyor mu, deneyin. |
Bu liste bir programın tüm bu özellikleri sunduğu anlamına gelmez. İncelediğiniz ürünün kapsamını deneme hesabında ve sağlayıcının açıklamalarında doğrulayın.
Deneme süresinde örnek bir iş akışı oluşturun.
Gerçek müşteri bilgileri yerine temsili bilgilerle başlayabilirsiniz. Örneğin periyodik bakım için gelen bir aracın yağ ve filtre değişimini kaydettiğinizi düşünün.
- Aracı kabul edin. Plaka, şase, kilometre ve müşteri alanlarını doldurun. Geliş nedenini yazın.
- İşlemleri ve parçaları girin. Yağ ve filtre değişimini kaydedin; parça adları, adetleri ve işçilik tutarını ekleyin. Toplu fiyatla aldığınız parçalar varsa bu durumu da deneyin.
- Fotoğraf ekleyip formu kontrol edin. Örnek bir görsel yükleyin. Formdaki bilgileri ve genel toplamı yazdırma önizlemesinde inceleyin.
- Teslim durumunu güncelleyin. İşlemin tamamlandığını ve aracın teslim edildiğini kaydedin. Listede doğru durumu gördüğünüzden emin olun.
- Aynı araca ikinci ziyaret açın. Yeni kilometre ve yeni işlem bilgilerini girin. Önceki ziyaretin kayıtlarına tekrar ulaşın.
Bu denemeyi programı günlük kullanacak kişi de yapmalı. İşlemin bir tanıtım ekranında kolay görünmesinden çok, serviste çalışan kişinin rahatça tamamlayabilmesi önemlidir.
Ücret, destek ve veri koşullarını netleştirin.
Yalnızca aylık görünen rakamı karşılaştırmayın. Tahsilatın aylık mı yıllık mı olduğunu, KDV dahil toplam bedeli ve yenileme koşullarını öğrenin. İhtiyacınız olan özelliklerin ayrı bir ücret gerektirip gerektirmediğini sorun.
- Kayıtlara erişim: Firma kayıtlarını kimler görebilir? Çalışanlar için ayrı hesap veya yetki gerekiyorsa nasıl sağlanır?
- Yedekleme: Kayıtlar nasıl yedeklenir? Hatalı silme veya veri kaybında hangi destek sunulur?
- Veri aktarımı: Mevcut Excel dosyalarınız içeri alınabilir mi? Programdan ayrılmak istediğinizde kayıtları hangi biçimde alabilirsiniz?
- Destek: Hangi kanaldan iletişim kurulabilir? Kullanım soruları ve teknik sorunlar nasıl ele alınır?
- Abonelik sonu: Deneme veya ücretli dönem bittiğinde kayıtlarınıza erişim ve saklama koşulları nelerdir?
Bu konularda satış açıklamalarıyla yetinmeyin; sağlayıcının kullanım koşullarını inceleyin ve belirsiz noktalar için yazılı bilgi isteyin.
Bu ihtiyaçların hangileri Otomivo'da bulunuyor?
Otomivo'da araç ve müşteri kaydı açabilir, plaka veya şaseyle firmanızın önceki servis ziyaretlerini bulabilirsiniz. Yapılan işlemleri, fotoğrafları, işçilikleri ve yedek parçaları ilgili kayıtta tutabilir; servis formunu yazdırabilirsiniz.
Parçaların birim fiyatlarını bilmiyorsanız parça adlarını ve adetlerini koruyarak tek bir toplam parça bedeli girebilirsiniz. Kaporta ve boya işletmeleri için eksper, sigorta, poliçe ve dosya bilgilerini de kaydedebilirsiniz.
Stok, muhasebe, e-fatura, veri aktarımı veya çalışan yetkileri gibi ek ihtiyaçlarınız varsa, bunların mevcut kapsamda bulunup bulunmadığını satın almadan önce iletişim formundan sorun.